"En tiempo de verano, un grupo de amigos de infancia se encontraron en su barrio, lugar de múltiples anécdotas. Por lo que se organizaron para hacer un asado ese mismo día en la noche. Lo anterior fue un caos, debido a que una familia de los amigos había hecho algo especial para ese día, la esposa de otro amigo se molestó ya que tenían un panorama con los hijos, compraron la carne en el negocio más cercano y era de alto precio, les costó ponerse de acuerdo en la casa en donde se iba a realizar el asado". En resumen, este ejemplo resalta que cuando hay poca planificación, tenemos mucha improvisación en la ejecución, debido a variables no contempladas, no hay determinación de tareas, no hay determinación de la mejor opción, no hay análisis del impacto de la decisión y mucho más.
Lo mismo sucede en los negocios, al lanzar una promoción de un producto, o nuevo servicio, si este no se ha planificado, lo que sucederá que no obtendrá el potencial requerido, habrá mucho gasto de energía y mucha improvisación.
Cuando hay poca planificación:
Los costos aumentan al no cotizar o buscar mejor alternativa.
Pérdida de tiempo, al no estructurar la secuencia de las actividades. Por ejemplo, tarea “B” no puede partir si es que la tarea “A” no está terminada.
Algunas actividades quedaran sin responsable y por ende nadie se hace cargo.
La calidad disminuye al no considerar los detalles de la actividad que en definitiva son los elementos que percibe el cliente y le otorga valor a esa organización.
Se proyecta una mala imagen corporativa.
Desmotivación del personal.
Por el contrario cuando se planifica correctamente, obtenemos los siguientes beneficios:
Optimización del tiempo de los que ejecutan la actividad.
Disminución de costo, al tener tiempo de cotizar y obtener mejor precio.
Se elimina la improvisación, debido a que con una buena planificación proyectamos posibles escenarios “b”, “c”
Mejoramos la imagen corporativa.
Aumentamos la gestión en la calidad del servicio.
Aumentamos la rentabilidad al disminuir las mermas.
Mejoramos los tiempos de respuestas.
Cualquiera que sea el proyecto que se desea implementar, el lanzamiento de un producto o servicio, la incorporación de una promoción, una oferta especial o la recepción de nuevos trabajadores, una planificación detallada, que involucre el antes, durante y cierre de la actividad, las variables emergentes, si es estructurada correctamente, no tan solo otorgará un alto porcentaje de éxito sino que a la vez otorgara un valor agregado por la excelente experiencia que tendrán los consumidores de esta actividad, quienes a su vez resaltarán y difundirán, un acontecimiento que pudo haber pasado como uno más, ahora por el contrario se transformará en un referente. (El arte de planificar)
Pedro Bobadilla R, consultor estratégico en gestión de calidad. 4.0 Business Group. Te apoyamos en otorgar valor a tu organización.